Wanneer je je incassobeleid goed en strak ingericht hebt, zorg je ervoor dat je klanten weten waar ze aan toe zijn. Er zijn bepaalde bedrijven waarbij het helaas nodig is om een goed incassobeleid te hebben en door dit goed in te delen, zul je nergens problemen tegenkomen. Er zijn een aantal dingen waardoor je ervoor kunt zorgen dat je een goed incassobeleid hebt en zo al je geld op tijd binnen hebt. Kijk voor meer informatie op de blog van Van der Maas & Verhoog advocaten.
Een herinnering
Als eerste kun je het beste als een betalingstermijn verstreken is een herinnering van de factuur versturen. Soms is een factuur zoekgeraakt in de mail en is deze over het hoofd gezien. Door direct de dag na de betalingstermijn een herinnering te sturen, is de kans groot dat het geld je direct overgemaakt wordt. In sommige gevallen zal een schuldgevoel opkomen als er een herinnering via de mail binnenkomt. Meestal wordt de factuur dan in korte tijd al overgemaakt en hoef jij niet langer te wachten op je geld.
Een aanmaning
Als tweede kun je, mocht je na 2 weken nog de betaling niet ontvangen hebben, nogmaals een aanmaning sturen na deze 2 weken. Je geeft daarbij aan dat de debiteur nog slechts 8 dagen heeft om het bedrag over te maken. Het is namelijk zo dat je als je dit stuurt, je direct aangeeft dat een debiteur in gebreke is en dit kun je goed gebruiken als je incassokosten wilt claimen. Door de termijn van 2 weken aan te houden voor de tweede aanmaning, geef je de debiteur genoeg tijd om de factuur te voldoen en wanneer dit niet gedaan wordt, is het genoeg tijd om een volgende reactie voor te bereiden.
De WIK-brief
Die volgende reactie is de WIK-brief. WIK staat voor Wet op de Incassokosten. Je beschrijft hierin dat je de debiteur herinnert, gemaand en in gebreke gesteld hebt. Verder zet je erbij dat de debiteur in verzuim is en nog 14 dagen heeft om te betalen. Dit lijkt misschien wel een hele lang tijd, maar dit is wettelijk zo vastgelegd. Daarnaast moet er in de WIK-brief ook staan dat je naar de rechter stapt als er niet binnen 14 dagen betaald wordt en ook de buitengerechtelijke incassokosten gaat vorderen. Zorg dat het juiste bedrag in de brief staat zodat er duidelijkheid over is.